« Position Paper », définitions 

« Position Paper » peut se traduire par « Prise de position. »

•Un rapport écrit décrivant l’attitude ou les intentions d’une personne sur un sujet donné;

•Un rapport ayant pour objectif d’expliquer, de justifier ou de recommander une ligne de conduite ou un plan d’action.

Le Position Paper s’applique en principe aux domaines du droit, de l’éducation, de la politique, ou des affaires.

Contexte

Dans un projet de transformation, la concrétisation des bénéfices identifiés dans le business case implique l’adoption, par les clients visés, de la solution livrée. Ce qui signifie que des consensus doivent être atteints sur la portée, les requis fonctionnels, le mode de financement, la stratégie de déploiement, le calendrier, et sur de nombreux autres aspects du projet.

« Consensus», étymologie:

•De consens (XVIème siècle), du latin consensus (accord, adhésion, unanimité);

•De consentire (ressentir ensemble, consentir).

Or, les projets les plus ambitieux – ceux visant à livrer des solutions complexes et/ou impliquant un grand nombre d’unités d’affaires – sont souvent révélateurs des mésalignements existants entre les méthodologies, processus et façons de faire des clients impactés. Ceci est facteur de ralentissements ou de blocages au cours du cycle de vie du projet.

Pour affronter ces difficultés, notre conception de la gestion de projet met l’emphase sur le coaching et sur l’accompagnement des parties prenantes dans la prise de décisions.

Nous considérons en effet que le chef de projet doit jouer un rôle dans:

•L’identification des risques et enjeux qui influencent le déroulement du projet, (tel que préconisé par le PMI);

•La priorisation et l’organisation de ces enjeux en points d’arbitrages;

•L’accompagnement à la prise de décision.

Le Positions Paper appliqué à la gestion de projets

D’après notre expérience, le succès des projets ainsi que la robustesse et la pérennité des solutions livrées, reposent en grande partie sur la capacité du chef de projet à créer les conditions d’une convergence des parties prenantes vers une vision commune. Ceci est particulièrement critique lors du lancement et de la planification des projets.

Pour faciliter cette convergence, il est tout indiqué de recourir au Position Paper; un document de niveau exécutif qui permet de synthétiser le cheminement de la prise de décision, c’est à dire :

•Compréhension du contexte;

•Explication du problème;

•Rappel des objectifs;

•Énumération des contraintes (par exemple liées à l’environnement technique ou fonctionnel);

•Présentations des alternatives et scénarios;

•Recommandation.

Les avantages du Position Paper

1.Il crée une valeur ajoutée supplémentaire dans le processus décisionnel en ajoutant la notion de prise de position à la simple diffusion d’informations. De ce fait, il offre aux décideurs impliqués un socle solide sur lequel baser les décisions les plus difficiles;

2.Il minimise les aspects passionnels et politiques de la prise individuelle de décision en faisant preuve de transparence sur le contexte, les contraintes et les axes d’évaluation;

3.Il restreint le champ de la décision en présentant un nombre limité d’alternatives. Les scénarios proposés doivent être évalués de façon exhaustive, objective, et vis à vis d’un ensemble commun et prédéfini d’axes d’évaluation; par exemple, les couts associés, les niveaux d’impact sur les processus d’affaires, la conformité avec les requis, etc.

4.« Il remet la balle dans le camp des décideurs », après leur avoir donné une recommandation justifiée;

5.Il peut servir de support pour documenter le cheminement de la prise de décision et la conclusion atteinte (pour références futures).

Les pièges à éviter

1.Le recours au Position Palper ne doit pas être systématique sous peine de voir diminuer au fil du temps l’attention qui lui sera accordée par ses destinataires. Il doit être réservé aux arbitrages de niveau exécutif.

2.L’explication du problème, le rappel des objectifs et l’énumération des contraintes ne doit occulter aucun des points d’achoppement connus.

3.La prise de position ne doit pas être biaisée. D’où l’intérêt d’évaluer chacun des scénarios en regard d’un même ensemble d’axes d’évaluation.

Le prochain billet portera sur la gestion du changement en amont des projets, et sur les pratiques saines de gestion des requis fonctionnels.